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          『電網企業應用』

          項目檔案管理系統

          產品概述

           

          華中科技項目檔案管理系統是基于當前企業檔案管理存在的現狀與問題,而研發出的高效的工作平臺、集中的信息平臺和輔助項目審計的工具,產品具備項目檔案的綜合管理功能,實現檔案從收集、整理、保管、統計、檢索到利用等一系列檔案管理過程的管理,也可實現項目工作的管控,全面實現檔案電子化管理。

          項目檔案管理系統可滿足公司、單位項目全過程里程碑進度跟蹤、資料檔案管理工作的需要,實現項目歷史信息共享查詢,逐步積累項目信息,使項目檔案管理系統成為公司級大數據的組成部分。為項目最終審計提供基礎資料檔案,為項目進度跟蹤提供實用的輔助跟蹤及監控,促進項目管理水平提升。

          基于項目全壽命周期的檔案管理體系

           

          產品定位

           
          • 中小型企業缺少檔案管理系統支持

          檔案管理模式比較粗放,缺少檔案系統支持,檔案采用紙張資料集中管理,檔案歸整復雜,人工查詢速度慢,對項目資料整體情況無法直觀把控。

          • 檔案未能實現標準化、差異化管理

          項目檔案錄入缺乏標準化的控制,對于不同類型的項目檔案的管理無法實現差異化的管理,導致檔案的質量也參差不齊。

          • 項目檔案與過程管理未能實時監控

          目前檔案系統只是實現項目檔案資料的保管,沒有考慮項目的里程碑計劃,對應過程信息未能實時監控,無法實現有效的管理。

           

           

          產品功能

           

          項目檔案管理系統功能架構

          1、標準化配置

           項目全過程配置

          依據管理要求,梳理出過程節點、資料節點以及對應的責任人;

          配置標準化的全過程,涵蓋所有涉及的過程節點、資料節點。

          標準化模板配置

          依據項目類型的不同,在全過程配置的基礎上進行差異化處理

          2、項目信息庫

          項目基本信息

          項目基本信息通過多種方式創建,采用手動新增單個項目、批量導入多個項目兩種方式,對項目基本屬性信息進行維護,包括項目類型、金額等內容劃分標準維護。

          項目里程碑計劃

          通過定義項目里程碑節點的計劃,定義項目檔案管理的流程,并以流程的方式驅動項目資料的收集和歸檔以及項目過程信息的管控

          3、項目全過程管控

          資料錄入

          檔案管理標準覆蓋項目實施全過程,每個實施階段均有相對應的資料模板和移交清單,并提供多種錄入方式,確保資料標準錄入。

          待辦事項

          將參與項目的各方都納入檔案管理體系,明確各方在檔案管理中的職責,以待辦事項的形式發送對應的負責人進行處理,將檔案錄入工作形成一個有機整體。

          實時進展預警

          實現了檔案管理自項目立項至投產驗收的項目檔案全過程管控,項目進展采用流程圖的形式進行直觀,同時對滯后、完工等情況進行預警提醒。

          4、檔案智能化管理

          檔案智能管理主要是檔案依據維護的標準實現自動分類;采用生成二維碼的方式與檔案資料進行關聯,只用掃一掃,就實現檔案借閱;通過程序內置的檔案目錄、合集模板,支持合同導出,實現檔案智能管理。

          5、綜合統計分析

          檔案歸檔統計

          對項目檔案需要歸檔的總數、已上傳以及具體未上傳哪些資料進行統計。

          項目進度統計

          依據里程碑計劃,對計劃內開展的項目過程節點進行預警,加強項目進度跟蹤及關注。

          項目資金統計

          項目自立項、投運、驗收過程中統計投資、招標、合同、結算等金額數據,分析項目資金的利用情況

          報表、報告自動生成

          按照管理要求,通過自動配置報表、報告的模板,從而生成項目檔案、過程進度、資金利用等數據的總結材料。

           

          優勢特色

           

          華中科技項目檔案管理系統以項目里程碑計劃為核心構建產品,支撐以實施進度、資金進度、交付成果為一體的“三位一體”管控體系的落地。本產品具備‘五化’的功能特點。

          Ø  管理要求配置化

          管理要求發生變化時,只用修改配置,簡單快捷,支撐管理不斷提升

          Ø  管理過程流程化

          以流程的方式驅動項目資料的收集和歸檔,實現項目檔案的全過程管理

          Ø  檔案管控可視化

          提供項目檔案過程管控可視化界面,利用圖形直觀展示項目資料歸檔進展

          Ø  檔案工作便捷化

          提供多種資料錄入方式,對非核心節點采用階段性完成的方式解決項目檔案管理過程中的實際問題

          Ø  數據應用多樣化

          提供項目資料的一鍵導出以及各種分析報表、報告及圖形,通過多種數據應用方式支撐項目全過程管控

           

          應用案例

           

          1、湖北省電力公司營銷部檔案管理系統

          項目檔案管理系統于2015年7月整體上線運行,截止目前項目檔案管理系統共計立項381個(其中2014 年項目167個,2015年項目214個),整理錄入資料8048份(其中2014年5122份,2015年2926份)。2014年和2015年全省營銷項目資料平均錄入率分別為30.54%和 21.84%。其中我公司共立項25個(其中2014年項目11個,2015年項目14個),整體錄入資料2165份(其中2014年1523份,2015年643份)2014年和2015年項目資料平均錄入率分別為54.2%和50.17%,實現了營銷項目檔案的信息化管理,為實現營銷項目全過程管控打下堅實基礎。

           

          2、湖北省電力公司檢修公司項目檔案管理系統

          項目檔案管理系統于2016年9月整體上線運行,截至2016年11月底,省檢修公司所有已經開展工作的項目均開展了資料歸集工作,項目資料歸集處于竣工驗收階段的有151項,占項目總數的53.35%,其中:已通過歸檔驗收項目36項,占已結算項目34%,這較往年有較大提升。此外各相關責任主體也進一步明確了檔案管理的內容和標準,資料質量也進一步獲得提升。

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